Les besoins en tenue de livres sont très variables d’une entreprise à l’autre. Tout dépend du type d’entreprise, du nombre d’employés, et du nombre d’investisseurs. Par exemple, un consultant informatique a des besoins beaucoup moins importants en termes de comptabilité qu’un propriétaire de dépanneur puisqu’il n’a pas d’employé, pas d’inventaire, pas de caisse enregistreuse, peu de clients et peu de dépenses.
Vous pouvez choisir de faire votre comptabilité vous-même ou demander qu’on la fasse pour vous. Il est souvent préférable d’avoir quelqu’un pour faire le travail à votre place. Pourquoi? D’abord parce que ce n’est pas très cher. Ensuite, vous êtes certain que ce sera bien fait. Vous apprécierez surtout de pouvoir vous débarrasser d’une tâche que vous n’aimez pas et ainsi gagner du temps pour vous concentrer sur les aspects plus importants et payants de votre entreprise. C’est très important de réaliser que si vous détestez cette tâche vous aurez une tendance naturelle à la reporter à plus tard et vous finirez par accumuler des retards dans la production vos documents gouvernementaux ce qui vous occasionnera des pénalités, intérêts et différents problèmes avec les autorités fiscales qui elles pourraient aller jusqu’à saisir vos comptes de banque ou plus.
Aux fins de la présente vidéo, je vais présenter un système très simple de comptabilité sur Excel. Ce système convient à beaucoup de très petites entreprises dont les propriétaires veulent vraiment faire eux-mêmes leur comptabilité. Je vais donc prendre l’exemple d’une petite entreprise de services, un consultant informatique qui doit faire ses remises de taxes annuellement. L’exemple pourrait aussi très bien servir pour d’autres professionnels comme un médecin exerçant seul ou un propriétaire de petits immeubles.
Un système simple c’est quoi?
C’est un système qui nécessite peu ou pas d’apprentissage et qui permet d’atteindre l’objectif. Quel objectif? Soit, essentiellement, vous permettre de faire vos remises de TPS et TVQ, faire vos états financiers en fin d’année correctement, et peut-être de suivre quelques indicateurs simples. Un système évolué, comme simple comptable, vous permettra en plus de préparer les payes de quelques employés, de suivre les comptes des clients, les comptes fournisseurs et bien plus encore.
Le système le plus simple de tous – le fichier Excel simple
Faire sa comptabilité avec un fichier Excel, comme on va le voir dans un instant, est d’une simplicité déconcertante. Si vous n’avez pas d’employé, ni d’inventaire, que vous avez un faible nombre de clients et peu de différentes dépenses il est probable que la solution d’un petit fichier Excel soit la meilleure solution et de loin. En effet, souvent les personnes qui ont ces très petites entreprises ont souvent beaucoup de difficulté à utiliser des systèmes comptables plus évolués comme Simple Comptable ou Dynacom parce qu’ils n’ont pas la formation nécessaire pour l’utilisation de ces systèmes. Aussi, même en suivant une formation, ces petits entrepreneurs reste avec beaucoup de difficulté parce qu’ils n’utilisent pas assez souvent le système.
C’est là la force d’un fichier Excel. Il tire sa force dans la simplicité extrême. Son défaut c’est que si une entreprise vit beaucoup d’expansion l’entreprise n’aura pas tous les rapports voulus. Un petit fichier Excel peut faire la différence entre une petite entreprise en démarrage qui survit et une qui périclite. En effet, les pertes de temps qu’aura l’entrepreneur voulant mater son système comptables réduit d’autant les énergies consacrées aux ventes et au service à la clientèle et ça devient rapidement un vrai problème.
Une très petite entreprise n’a souvent pas besoin d’un teneur de livre régulier. Une heure ou deux, aux trois mois, permettra à un entrepreneur de réussir à faire le nécessaire. En le faisant lui-même, il aura aussi en un instant les vrais chiffres devant lui ce qui remet aussi les choses en perspective très souvent.
Plusieurs personnes qui ont utilisé mon petit fichier Excel ont beaucoup apprécié. Une fois, un jeune teneur de livre peu expérimenté m’a suggéré de vendre le système. Il m’a vraiment fait rire, parce que le système, vous verrez, est beaucoup trop simple pour être vendu.
D’abord, pour utiliser correctement ce système Excel, vous devez avoir un minimum d’ordre. Ce n’est pas grand-chose, mais au minimum vous devez bien départager physiquement vos achats d’entreprises et vos achats personnels. Chaque dépôt doit aussi être bien détaillé pour qu’on puisse retracer qu’est-ce qui a été déposé dans quel compte et à quel moment. Un consultant informatique peut facilement atteindre son objectif en ayant une carte de crédit au nom de l’entreprise et un compte de banque pour l’entreprise, avec sa propre carte de débit. Il pourra ainsi très facilement départager ses achats d’affaires et personnel. La comptabilité en sera ainsi simplifiée.
Donc, allons-y, je vais vous présenter le fameux fichier Excel
