LE CABINET

Le cabinet offre des services comptables directement adaptés aux besoins spécifiques des garderies et des CPE. Nous comptons parmi notre clientèle plus d’une quarantaine de garderies et CPE au Québec.

Pourquoi nous choisir pour votre vérification?

Pour vous améliorer en vous comparant aux meilleurs de votre domaine

Nous produisons une analyse comparative des dossiers du bureau et des statistiques qui permettent d’identifier vos forces et faiblesses. Avec plus de quarante dossiers dans ce même secteur d’activité vous pouvez être assuré de retrouver chez nous des conseils pertinents. Nous pouvons vous orienter vers des solutions insoupçonnées et vous conseiller dans l’établissement de système de contrôle interne efficace. Vous apprendrez des méthodes simples pour augmenter vos subventions, réduire vos coûts, mieux gérer vos ressources humaines ou tout simplement pour vous simplifier la vie.

Présentation au conseil d’administration

Nous présentons les faits saillants du rapport financier au conseil d’administration (ou au gestionnaire dans le cas d’une garderie privée) et nous les commenterons dans un langage compréhensible par tous. Nous discutons des constatations qui ont été relevées pendant la vérification et des recommandations utiles vous sont faites à cet effet.

Après la vérification

Après la vérification, nous serons là pour vous assister toute l’année. Que ce soit pour vous aider lors de difficultés comptables en fin de mois, ou dans le cadre d’un nouveau projet d’installation, nous serons là. 

Continuité dans le traitement de votre dossier

Vous serez en contact en tout temps avec le même associé, année après année. Vous serez toujours en relation avec la même personne. Cette façon de faire permettra une meilleure connaissance de votre établissement et plus d’efficacité dans nos interventions.

Connaissance des particularités des garderies et des CPE

La vérification des CPE et des garderies demande une profonde connaissance du domaine, notamment avec les nouvelles exigences introduites ces dernières années par le financement global des immobilisations pour les CPE et les nouvelles règles budgétaires. Dans cet environnement en mutation, un vérificateur averti constitue une assurance indéniable pour le CPE ou la garderie privée conventionnée.

Quels sont les autres services que nous offrons aux garderies et CPE

En plus, des services de vérification nous offrons aussi les services suivants :

• Aide pour établir un budget annuel
• Recherche de cadre ou de personnel comptable spécifiquement pour les garderies et CPE
• Formation sur les logiciels comptable les plus utilisés dans le secteur des garderies et CPE
• Tenue de livres informatisée
• Aide à l’achat ou la vente d’une garderie
• Aide en évaluation d’entreprise pour une garderie en cas de séparation ou divorce
• Aide fiscale dans les particularités des garderies et CPE

Si vous avez des questions ou commentaires, n’hésitez pas et téléphonez, dès maintenant, au 514-493-(FISC) 3472.

Une question ne coute rien mais les conseils valent de l’or.

Tirez-vous le maximum de votre vérificateur? Mon expérience me démontre que peu de clients tirent le maximum de leur vérificateur, et ce, souvent parce qu’ils n’ont aucune idée de ce que pourrait faire leur vérificateur pour les aider.

Un mal nécessaire

Certaines directrices de CPE ont l’impression que le vérificateur est un mal nécessaire. « On cherche le moins cher… il va signer notre rapport et on le verra l’année prochaine », je l’ai entendu quelques fois. Pour ces personnes, le vérificateur n’offre aucune valeur ajoutée, c’est simplement une obligation du ministère… on pourrait même dire que pour eux c’est de l’argent perdu en quelque sorte. C’est malheureux, j’aurais tendance à dire que c’est même un courant de pensée majoritaire dans le réseau. Les gens ne le disent pas fort, mais si on gratte un peu on finit par se le faire dire

Pourtant, en raison de leur formation et de leur expérience, les comptables professionnels agréés développent une vision globale du fonctionnement des organisations. Grâce à leur expertise unique, ils sont à même d’offrir des solutions novatrices aux problèmes complexes que rencontrent les organisations pour améliorer leur performance. Les comptables professionnels agréés auditeurs sont des experts en certification et des conseillers d’affaires avisés.

Alors comment se fait-il que pour plusieurs il ne s’agisse que d’un mal nécessaire?

À mon avis, les vérificateurs sont les premiers responsables. Un m’a déjà dit qu’il ne faut pas en faire plus que ce que le client ne demande. « Le client veut que ça aille vite et pas cher (et si on pouvait mettre tout ça en dessous du tapis il serait encore plus content…) alors c’est ce qu’il faut lui donner ni plus ni moins. »

Peut-être direz-vous que je suis un idéaliste, mais je ne suis pas capable de me réduire à si peu, surtout que c’est tellement plate. Personnellement, tout le plaisir dans ce métier est dans le conseil post vérification. C’est pendant cette partie que je vois l’étincelle dans les yeux du client et un petit sourire en coin de satisfaction. Pour moi, c’est comme une drogue, j’ai besoin de voir l’étincelle et le sourire de la satisfaction, je ne peux pas m’en passer.

Évidemment, il y a une question de coût

C’est incontournable. Si on prend plus de temps avec un client, ce sera plus cher. Mais combien plus cher? L’expérience me démontre qu’il s’agit d’environ 2 000 $ en moyenne de plus pour agir comme un conseiller d’affaire pour le client. Donc entre un vérificateur à 5 000 $ et un à 7 000 $ il y aurait 2 000 $ de différence que l’on peut attribuer aux travaux supplémentaires de conseil.

La grande question c’est est-ce que ça en vaut la peine?

Je sais que ça en vaut la peine, mais il faut que je vous le démontre bien entendu. La première preuve c’est d’abord le nombre de clients qui nous font confiance. Pas moins d’une quarantaine de services de garde nous font confiance chaque année et comme vous, ils reçoivent des soumissions chaque année. Même si certains vérificateurs cassent les prix et vont jusqu’à présenter des soumissions à 4 000 $ pour des clients que l’on sert à 7 000 $ ils continuent de nous faire confiance. Cette régularité ne s’explique que par les nombreux avantages que récoltent les clients, et ce, année après année et non par des prix plus bas. Nos clients ne sont pas fous, eux aussi ils savent magasiner et ils sont avec nous depuis des années. Notre grande promesse, des explications claires nettes et précises. Ça semble bien simple, mais ça fait toute la différence parce que les règles sont complexes, parfois non écrites et elles changent régulièrement. Je parle des règles budgétaires du ministère de la famille, de la loi sur les services de garde et ses règlements, de la loi sur la protection du consommateur, les normes du travail, la CSST, le programme éducatif, les taxes et j’en passe.

Je ne suis pas un mouton il m’en faut plus que ça pour croire.

Vous êtes un Tomas !!! Parfait, moi aussi d’ailleurs c’est mon métier. Faut pratiquement le vivre pour le croire. Pour les Tomas comme moi, le cabinet offre une consultation gratuite d’une valeur de 375 $ pour que vous ayez la chance de vivre un aperçut de ces conseils spécialisés.

• 2 000 $ pour s’assurer de maximiser sa subvention c’est déjà pas mal bon, car les garderies et CPE perdent souvent des milliers de dollars de subvention par erreur.

• 2 000 $ (le même) pour se comparer aux autres services de garde. Des comparaisons approfondies avec preuve à l’appui. On vous compare à l’ensemble de la quarantaine de services de garde client du bureau sur chaque ligne d’états financiers ou presque. Serez-vous dans le peloton de tête ou le peloton de queue?

• 2 000 $ (toujours le même) pour s’assurer que vos processus internes sont efficaces efficients et adéquats dans les circonstances. Cet aspect est critique… vous n’imaginez probablement pas à quel point les processus peuvent être responsables de coûts supplémentaires involontaires. Est-ce votre cas?

• 2 000 $ (encore le même) pour analyser les écarts au budget, votre ratio de fonds de roulement, votre vrai bas de laine et la somme exacte que le ministère viendra prélever ou vous remettre sur la base de votre état financier.

• Mais surtout 2 000 $ pour avoir une paix d’esprit. Non seulement vous saurez que vous avez été chercher tous les programmes disponibles, mais vous aurez aussi qu’en cas d’inspection du ministère de la famille que tout sera en règle. Malheureusement, cette partie-là est souvent oubliée, mais c’est la plus importante. Vous ne voulez pas de mauvaise surprise dans quelques années lorsque le Ministère enverra ses agents faire une inspection financière dans votre établissement.

Normalement, un vérificateur qui a une bonne expérience du domaine (au moins une vingtaine de garderie et CPE clients) devrait être capable de vous fournir ces services supplémentaires à peu de frais s’il ne le fait pas déjà.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas et téléphonez, dès maintenant, pour discuter avec un associé des particularités de votre dossier et prendre rendez-vous pour une consultation gratuite. N’oubliez pas de demander des informations sur nos tarifs avantageux et nos promotions.

Le métier de gestionnaire d’une garderie au Québec n’est pas aussi simple qu’il y paraît à la base. Il n’y a qu’a penser au nombreuses règle qui entre en ligne de compte comme la loi sur les services de garde, les règlements, les règles budgétaires, les normes du travail, la loi sur la protection du consommateur, l’équité salariale, la sécurité alimentaire et j’en passe.  Dans ce bulletin je vais essayer de discuter de ce qu’est la gestion professionnelle d’une garderie.

Comment se fait-il que des clients du bureau réussissent à faire 320 000 $ de profit (avec un peu moins de 70 places et sans facturer plus de 7 $) et d’autres ne font que 100 000 $ avec 80 places? Il ne s’agit pas simplement de maximiser l’occupation et de faire un contrôle strict des dépenses. Seule une gestion professionnelle de la garderie peut faire la différence. N’oubliez pas qu’une différence dans le profit annuel peut faire une grande différence dans l’éventuel prix de vente de la garderie, le jour venu.

Performer!  Pour certain, juste l’évocation du concept de performance a une connotation négative. Souvent la culture des CPE (organismes sans but lucratif – OSBL) pousse les gestionnaires à repousser l’idée de performance. Lorsque je parle de performance, on me répond souvent « On n’est pas là pour faire des profits… sur le dos des enfants en plus » ou « ce n’est pas dans notre mission ». En fait, la plupart des gens seront d’accord si on dit qu’il faut toujours essayer de s’améliorer. C’est ça le concept de la performance. C’est de toujours s’améliorer par rapport à soi même. Généralement, les septiques sont confondus, lorsque que je mets en contraste que les enfants du CPE pourraient avoir encore beaucoup plus si le CPE améliorait sa performance.

Il existe plusieurs approches de gestion, mais ma pratique m’a confronté à trois types d’approche. Il s’agit de l’approche « contrôle des dépenses », l’approche « satisfaction », et l’approche « professionnelle ». Je rencontre ces approches autant dans les garderies que les Centres de la Petite Enfance (CPE). Le choix de l’approche est propre à chacun des gestionnaires. Généralement, plus les gestionnaires sont expérimentés plus ils vont tendre vers l’approche « satisfaction ». Quelques gestionnaires adoptent une approche mixte ou une approche professionnelle.

L’approche « contrôle des dépenses »

Les tenants de cette approche imposent à l’organisation un contrôle strict des dépenses. Généralement, les gestionnaires moins expérimentés vont utiliser cette approche. Cette approche a l’avantage d’être facile à appliquer. Le gestionnaire n’a pas besoin d’être talentueux, ni de connaître toutes les règles, il n’a qu’à dire non à peu près à chaque fois qu’il est temps de sortir de l’argent, c’est tout. Dans ces garderies, le gaspillage est inexistant et on coupe partout où c’est possible. On surveille les assiettes des enfants, on réduit un peu le chauffage (soi-disant par soucis pour l’environnement) et ces gestionnaires coupent les éducatrices s’il y a trop d’absents un matin. Mais le pire c’est lorsque, les plus audacieux, coupent les coins ronds et prennent des risques « calculés » avec la sécurité des enfants.

Les plus tenaces peuvent finir ainsi par créer des tensions dans l’organisation à tous les niveaux et dégrader à la longue les acquis que la garderie pourrait avoir. Une telle approche crée beaucoup d’insatisfaction et aidera à l’implantation d’un syndicat. Ces gestionnaires créent inutilement des tensions avec les employés qui mineront finalement leur propre satisfaction vis-à-vis leur entreprise. Cette approche, plus ou moins valable à la base, peut aussi se transformer  en attitude négative qui aidera à augmenter le nombre de plaintes des parents, qui, par ricochet, créera une occupation plus difficile à maximiser, et favorisera de nombreuses inspections du ministère de la Famille et des aînés (MFA). Finalement, ces gestionnaires augmentent leurs chances de « burnout », et le jour venu, les propriétaires acceptent, un peu fatigués, un prix plus faible pour leur garderie.

L’approche « satisfaction »

Les tenants de cette approche recherchent avant tout à maximiser la satisfaction de tout le monde. Ils ont tendance à avoir une approche plus équilibrée où le contrôle des dépenses fait place à un beaucoup plus de souplesse. Ces gestionnaires se préoccupent surtout de  s’assurer que tout va bien et qu’il y a le moins d’insatisfaction possible dans leur établissement. Les résultats indiquent que ces gestionnaires n’ont pas nécessairement de moins bons bénéfices que les tenants de l’approche «contrôle des dépenses».

En effet, la satisfaction générale fait souvent en sorte que la pression sur les salaires est moindre que dans une garderie hyper contrôlée. Le taux de CSST est souvent plus bas, il y a moins de frais légaux, rotation plus faible des éducatrices et un meilleur facteur de modulation. Ces différences se gagnent au fur et à mesure. Le gestionnaire qui recherche le profit à court terme optera pour le contrôle des dépenses. Sur une plus longue période toutefois, le gestionnaire qui aura une gestion « satisfaction » se retrouvera gagnant, car non seulement il sera moins sujet au « burnout » mais les résultats de sa garderie ne seront pas nécessairement moins bons.

L’approche « professionnelle »

L’approche professionnelle se caractérise par la recherche du meilleur équilibre qui permet d’atteindre le bénéfice le plus élevé. Ce qui les caractérise le plus, formation ou pas, c’est qu’ils repensent leur garderie encore et encore. Les gestionnaires professionnels vont travailler à hausser les bénéfices de la garderie tout en ménageant les susceptibilités de tout un chacun. Ils vont identifier les risques potentiels et prendront des mesures efficaces et efficientes pour les contrôler. Ces professionnels prennent leur rôle au sérieux. Les décisions ne sont pas prises à la légère et elles cadrent toutes avec les objectifs qui ont été fixés au début de l’année.

Un gestionnaire professionnel sait lire les chiffres de son rapport financier annuel (RFA) et connais bien les règles budgétaires. Il n’y a rien de magique, simplement que les chiffres leur dévoilent la plupart des choix qu’ils ont à faire. Le RFA, prescrit par le MFA, a été bien monté par les fonctionnaires du ministère. Le RFA a fait l’objet d’une analyse approfondie de manière à développer un bon outil d’évaluation. Le ministère utilise le RFA non seulement pour s’assurer de la subvention finale à verser ou à reprendre, mais aussi pour développer statistiques et faire diverses analyses. Vous devriez y voir de plus près vous aussi. 

Analyser ses résultats et fixer des objectifs

Une analyse rigoureuse des résultats de la garderie est nécessaire au moins une fois par année. De cette analyse, vous devez être capable de repérer vos forces et vos faiblesses et de là vous pourrez fixer les objectifs de l’année à venir pour vous et votre personnel.  Souvent les personnes responsables de la gestion d’une garderie n’ont pas de formation en gestion. Comprendre la comptabilité, la fiscalité et ses responsabilités de gestionnaire est très important. 

Mais qu’est-ce qu’un gestionnaire professionnel doit faire en premier?

Pour réussir une gestion professionnelle, la personne responsable doit d’abord cesser de prendre son travail de gestion à la légère. Beaucoup de responsabilités incombent au gestionnaire d’une garderie. Non seulement il doit s’assurer de maximiser la rentabilité de son établissement, mais il doit aussi gérer les risques quotidiennement. Le risque de poursuite est assez élevé dans les garderies et CPE. Je constate régulièrement des poursuites des parents, des éducatrices ou des directrices même. En plus, on doit toujours faire face au risque de mauvaise publicité si une éducatrice ou un éducateur fait une faute avec un enfant. 

Si vous êtes déjà du type « satisfaction », sachez que l’approche professionnelle est à votre portée. Si vous êtes du type « contrôle des dépenses », vous avez un peu plus de chemin à faire, mais vous pouvez y arriver.

Vous devrez aussi avoir le support d’un conseiller spécialisé qui connaît bien le secteur des garderies et CPE. Seul, il y a bien des chances que vous n’y arriverez pas. Le conseiller choisi doit concentrer son expertise dans ce domaine. Certaines firmes de comptables professionnels agréés comme la notre (Célestin Comptables Professionnels Agréés) ont développé une vaste clientèle dans le domaine des garderies et CPE se qui leur permet d’être continuellement confronté a diverses problématiques que vivent les garderies et CPE. L’expérience acquise de toutes ces problématiques est loin d’être négligeable. En fait, le cumul des succès et erreurs vécus par les clients du bureau nous a fourni au fil des années une expérience qui peut devenir, pour vous, une petite mine d’or.