Bien qu’on soit un petit cabinet, nous utilisons des technologies de pointe que plusieurs cabinets de comptables professionnels agréés de grande taille n’ont pas. L’utilisation des technologies les plus avancées nous permet d’avoir un avantage sur la concurrence. Ces technologies nous permettent d’être plus efficaces sur le plan du service à la clientèle et permettent d’offrir un meilleur équilibre (travail – vie de famille) à notre équipe.
Comment ça fonctionne?
Comment ça fonctionne? C’est vraiment facile. On a implanté trois solutions serveur. Un serveur pour utilisation à l’interne, un serveur dédié aux clients, et un serveur terminal.
La décision d’utiliser un serveur terminal en 2007 a été l’une des meilleures décisions que notre bureau de comptables professionnels agréés ait prises jusqu’à présent. La solution serveur terminal permet, avec une connexion internet intermédiaire, de se connecter à distance directement sur le serveur. On peut se connecter de n’importe où dans le monde et avoir ainsi accès à tous les logiciels et tous les moyens de communication y compris le téléphone commercial du bureau. Quand on goute à ça, c’est vraiment magique. Rapidement, on a commencé à se connecter à distance même de chez les clients. Les données sont donc conservées dans un point central et tout le monde peut s’y connecter facilement d’une manière sécuritaire. Le travail d’équipe en est vraiment facilité. On peut être trois à travailler sur le même dossier, en même temps, et être, chacun, dans un endroit différent. Non seulement c’est « cool », mais c’est efficient. Si quelqu’un a une grippe qui l’empêche de venir au bureau, elle peut quand même faire avancer ses dossiers urgents dans le confort de son foyer. Maintenant, c’est renversant, même si on est physiquement au bureau on se connecte au serveur terminal et on continue de travailler comme si on était à distance!
Cette façon de faire a amené toute sorte de nouveaux besoins. Maintenant, quand ils sont à distance, nos comptables veulent aussi avoir accès aux dossiers papier des clients. C’est tellement plus pratique de ne même plus déplacer les lourds dossiers des clients. On a donc commencé de numériser les dossiers clients pour permettre d’être aussi efficace à la maison, ou chez le client, qu’au bureau.
Une meilleure sécurité des données des clients
La centralisation des données sur le serveur terminal a aussi été une excellente solution pour la sécurité des données des clients. Maintenant, si un de nos comptables se fait voler son portable, par exemple, aucune donnée confidentielle ne pourra se retrouver dans de mauvaises mains. En effet, les portables ne transportent plus les informations précieuses des clients puisque toutes les informations sont sur le serveur du bureau. Ça serait vraiment fâcheux que les états financiers, ou pire, les déclarations de revenus qui contiennent les noms, numéros d’assurances sociales, les adresses, dates de naissance des parents et des enfants, se retrouvent dans les mains de fraudeurs.
La zone sécurisée client – pour un meilleur service à la clientèle
Les clients, eux, voient surtout des avantages dans l’utilisation de notre zone sécurisée client. Avec cette zone sécurisée, ils peuvent, eux aussi, accéder, à distance, à un serveur qui leur est dédié. Avec la zone sécurisée client et la numérisation des dossiers, il est devenu facile d’enrichir le contenu accessible à distance aux clients. Maintenant, les clients peuvent donc avoir accès à plusieurs de leurs documents en ligne. Même s’ils ont encore leurs documents papier avec eux, il est très avantageux d’avoir accès à plusieurs de leurs documents en ligne. C’est souvent plus rapide de se connecter et choisir directement les documents qu’ils veulent. Ils n’ont pas besoin de téléphoner à notre bureau de comptables agréés et d’attendre que quelqu’un trouve leur dossier et fax peut-être un mauvais document. Ils ont ainsi un accès 24 h sur 24 à plusieurs documents.
L’échange de documents volumineux est facilité
La zone sécurisée est aussi particulièrement pratique pour l’échange de grosses bases de données, qui ne pourraient même pas être envoyées par courriel étant donné leur taille. Parlez-en aux directrices de garderie, et CPE qui ont des bases de données énormes, bourrées d’informations très confidentielles.
Sécurité des échanges de documents confidentiels
La zone sécurisée client nous a permis d’améliorer considérablement la sécurité lors d’échange de données avec les clients. En utilisant la zone sécurisée, l’échange de documents se fait de manière cryptée en utilisant une connexion HTTPS comme les banques. Il est d’ailleurs recommandé aux États-Unis, par l’Internal Revenue Service, l’équivalent de Revenu Canada, de fonctionner de cette façon pour la communication de documents personnels et confidentiels entre les comptables et leurs clients. Les courriels sont à éviter le plus possible, ils ne sont pas sécuritaires pour les envois de documents confidentiels.
Mieux servir les clients éloignés
Le service aux clients, qui sont éloignés du bureau, est d’autant plus facile avec la zone sécurisée. Parfois, pour certains dossiers aucun déplacement n’est requis ni du client ni de notre équipe de comptables. Tout se fait à distance rapidement. Non seulement on réduit les pertes de temps inutile, mais on peut couvrir un plus grand territoire. C’est certain qu’on aime bien rencontrer les clients en personne, mais si ce n’est pas possible, tout se fera à distance et probablement à moindre coût.
Sauvegarde à distance gratuite
Avec la zone sécurisée, notre bureau de comptables agréés offre aux clients la possibilité de faire leurs copies de sauvegarde directement sur notre serveur sécurisé sans frais. Les clients ont ainsi l’esprit tranquille sachant qu’ils ont des copies de sauvegarde de données comptables entreposée à l’extérieur, sans frais en plus.
Paiement rapide par cartes de crédit
L’installation, à même notre site WEB, d’une possibilité de paiement électronique, est aussi appréciée. Ceux qui veulent augmenter leurs points avec leurs cartes de crédit sont ravis.
Avantages pour les employés
Beaucoup de cabinets professionnels vivent des difficultés importantes quant à la conciliation travail famille. C’est un des principaux enjeux de la prochaine décennie. Notre cabinet ne fait pas exception à la règle. On a beau être petit, on vit la même réalité que les gros cabinets. Nous avons donc dû réfléchir très sérieusement de manière à trouver des solutions pour résoudre le problème de conciliation travail – vie de famille.
Moi ce que j’apprécie le plus, c’est que je peux rentrer plus tôt à la maison et souper avec la famille quitte à terminer mes dossiers plus tard, lorsque les enfants sont couchés. C’est vraiment intéressant dans les périodes ou on est très occupé. Je peux travailler de la maison, par exemple, lorsqu’un enfant est malade ou s’il faut attendre une livraison de meubles.
On a implanté l’une des meilleures solutions de serveur terminal, un excellent serveur pour les clients et j’en suis très fier.
Montréal : 514-493-3472
ou
ailleurs au Canada : 1-888-493-3472
